La guida definitiva per un backup efficace!

Backup-efficace

I 5 step da seguire per conservare al meglio i tuoi dati (+ la regola 3-2-1)

Se sei alla ricerca di una guida che ti aiuti a capire come fare un backup efficace? Allora sei nel posto giusto!

Oggi infatti vedremo:

  • Cos’è un backup;
  • Come realizzare un backup efficace;
  • Come sfruttare la regola 3-2-1 per le copie dei tuoi dati.

Iniziamo!

a. Cos’è un backup?

Riporto da un altro articolo del blog GrandaLab:

Il backup è una copia dei tuoi dati in un sistema esterno (o terzo) che si occupa esclusivamente di conservarli e mantenerli al sicuro.

Sostanzialmente è un archivio con tutti i tuoi dati aziendali, creato appositamente per farti dormire sonni tranquilli.

Non voglio ripetere ciò che ho già detto in passato, perciò ti rimando all’ articolo in cui approfondisco l’argomento copia di sicurezza dei dati:

Che cos’è un backup?

Ti aspetto, leggi pure con calma!

b. i 5 step per un backup efficace

Dopo aver “sviscerato” l’argomento backup è il momento di parlare degli step necessari per renderlo efficace e sicuro. In questo modo potrai avere una lista da poterti stampare, conservare in ufficio e rileggere per quando ne avrai bisogno.

Iniziamo dalla parte più semplice…

1. utilizza supporti diversi

Se conservi tutte le tue copie di dati nello stesso dispositivo (chiavetta, hard-disk esterno, etc.) allora potresti avere un problema: se quel dispositivo smette di funzionare non potrai accedere né gestire nuovi backup. Di conseguenza sei “tagliato fuori” da parte della tua IT aziendale che, ti ricordo, si basa anche sulla possibilità di accedere ovunque al tuo lavoro.

Non per forza devi fare un backup su ogni dispositivo ogni volta: anche una semplice rotazione può bastare. Ovviamente, se vuoi essere sereno, la scelta migliore è avere più copie aggiornate dei tuoi dati.

2. Controlla i tuoi dispositivi fisici di backup

Soprattutto nel caso dei dispositivi fisici (eg. chiavette o memorie esterne), dovrai essere cosciente che non dureranno in eterno! Potrebbero esserci dei problemi di usura (semplicemente dovuti all’umidità o alla polvere), malfunzionamenti e quindi perdita dei dati.

Per questo motivo potrebbe essere necessaria una pulitura ogni tot giorni, anche molto semplice: già eliminare la polvere può portare ad eliminare in anticipo molte problematiche!

3. Prevedi una copia nel Cloud

Come risolvere, quindi, il problema dei backup fisici che si possono danneggiare?

Molto semplice, prevedendo una copia nel cloud! Il cloud non è nient’altro che un server, generalmente in un luogo diverso dalla tua azienda, in cui vengono conservati i tuoi dati. Il grosso vantaggio è che non dovrai preoccuparti più di tutti i problemi del punto 2: li puoi delegare ad un’azienda specializzata.

In ogni caso, è sempre bene avere una copia fisica anche all’interno dell’azienda: potresti averne bisogno in qualunque momento di un file particolare, anche se non dovessi riuscire ad accedere al cloud.

4. Conserva al meglio i backup

Ci sono due tipi di backup: fisici e virtuali.

Ognuna di queste due categorie ha diverse caratteristiche (e ne abbiamo parlato nel punto 1), quindi diversi metodi di “stare al sicuro”.

Vediamo come.

a. Fisici

Conservare i tuoi dispositivi fisici in luoghi asciutti e freschi deve essere una tua priorità. Prevedi di dedicare uno spazio apposito, magari all’interno di una stanza chiusa a chiave, in cui conservare le copie dei tuoi dati.

In questo modo potrai sapere chi ha accesso alle copie e potrai occuparti personalmente di conservarli al meglio, senza che nessuno possa accidentalmente causare problemi!

b. Virtuali 

Qui il discorso si fa più complesso. Come conservare al meglio un qualcosa che non si trova nella nostra azienda?

Non si può monitorare costantemente un backup virtuale ma si può DECIDERE a quale azienda affidarsi per il tuo backup. Di conseguenza, scegliendo degli specialisti, potrai stare tranquillo e avere la certezza che i tuoi dati siano in ottime mani e, soprattutto, lontano da occhi indiscreti.

5. Controlla se il processo di backup è stato un successo

Come possiamo sapere se il backup è stato davvero efficace ed è andato a buon fine? Ci sono diversi metodi.

Se utilizzi un dispositivo fisico è piuttosto semplice da capire: basta aspettare la notifica che compare a schermo e puoi essere sicuro che tutto sia andato per il verso giusto.

Ma in caso di backup automatizzati?

In caso invece i backup siano automatizzati (ossia non sia necessaria la presenza di una persona fisica) si può risolvere il problema programmando un sistema di notifica tramite e-mail  che può essere inviata sia all‘imprenditore che al consulente IT.

Nella mia esperienza quotidiana, tuttavia, noto che l’imprenditore preferisce affidarsi completamente al consulente, delegandogli anche questo compito. Di conseguenza è mio dovere preoccuparmi anche del fatto che il backup sia andato a buon fine oppure no, capendo il perché in caso di problematiche nel processo.

Infine, per essere sicuro al 100%, puoi fare una semplice operazione: accedi (ogni tanto, altrimenti rischi di impazzire) ai tuoi backup e verifica che il processo sia davvero avvenuto e che i tuoi dati siano stati copiati.

c. La regola 3-2-1

Ora che abbiamo analizzato come funziona un backup efficace, voglio regalarti una “regola” (ma preferisco definirla best practice) riguardo a questo argomento.

È la regola 3-2-1, molto utile per scongiurare possibili problemi futuri!

Significa:

3 copie

In una situazione ottimale dovresti avere 3 copie dei tuoi dati aziendali, in modo da minimizzare le possibilità che capiti il peggio. In caso di disastro quindi, le probabilità che tutte e tre i backup siano danneggiati è davvero minima.

Soprattutto se…

2 supporti diversi

Se conservi in ufficio i backup fisici e, purtroppo, avviene un incendio… che succederebbe? Avresti perso tutto, nonostante i backup. Ecco perché è bene avere due supporti ben differenziati (1 fisico + 1 virtuale) e lontani tra loro. Riuscirai così a conservare, anche nel peggiore dei casi, tutto ciò che serve alla tua azienda per poter lavorare!

Di cui…

1 lontano dalla tua azienda

Infine, il miglior modo per minimizzare i rischi, sta nel tenere lontano dal tuo edificio una delle copie. Ovviamente devi assicurarti che sia in mani sicure e affidabili (altrimenti è inutile). In questo modo, nel peggiore dei casi, saprai che una tua copia è sempre disponibile e che si trova lontano dalla tua attività, al sicuro, lontano da occhi indiscreti e al riparo dai malintenzionati!

d. Conclusione

Siamo arrivati alla fine. Abbiamo analizzato a fondo come realizzare un backup efficace e ti ho insegnato un “trucchetto”: la regola 3-2-1. Spero che questo articolo possa esserti stato d’aiuto!

Inoltre ti ricordo che sul Blog Grandalab puoi accedere a molti altri articoli GRATUITI come questo, per aiutarti con la tua IT aziendale!

Buon lavoro!

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