Smart working e telelavoro: Come funzionano?

Smart working

Consigli, vantaggi, svantaggi e organizzazione del lavoro a distanza in Italia

Articolo aggiornato al 25/02/2020

Lo Smart Working è utilizzato nel 58% delle grandi imprese. Aumenta al 12% tra le PMI. Il 76% dei lavoratori a distanza è soddisfatto del proprio lavoro, contro il 55% degli altri dipendenti. Uno su tre è pienamente coinvolto nella vita aziendale, rispetto al 21% di chi lavora in modalità tradizionale. Fonte: Osservatorio.net

Nell’ultimo periodo, si sta spesso parlando di telelavoro, lavoro a distanza e smart working, dato che moltissime imprese hanno deciso di permettere ai propri collaboratori e dipendendenti di non presentarsi in ufficio ma di svolgere il loro lavoro da casa.

Se anche tu sei interessato all’argomento… Continua a leggere!

Oggi infatti vedremo come implementare nella tua azienda il lavoro a distanza per i tuoi collaboratori e dipendenti!

Piacere, sono Marco Valle (fondatore di GrandaLab) e sono un consulente IT per le aziende e, siccome sempre più imprenditori mi stanno chiedendo: “Marco, come posso gestire lo smart working nella mia azienda?”, ho deciso di trattare questo argomento nel mio blog!

Iniziamo!

1. Prima di tutto, un po’ di chiarezza

Prima di poter andare nel concreto è necessario chiarirti le idee sui diversi termini. Infatti smart working e telelavoro (remote working o lavoro da distanza) sono due concetti ben distinti, anche se partono dalla stessa premessa!

a. Cos’è il Telelavoro + pro e contro

Il telelavoro è la forma più “antica” e semplice di lavoro a distanza. L’unica differenza con il lavoro in ufficio è la sede in cui il lavoro viene svolto.

Mi spiego meglio: L’orario rimane lo stesso, come l’attrezzatura tecnologica e l’organizzazione sono fisse. Il datore di lavoro può anche decidere che il dipendente possa lavorare SOLO da casa o SOLO in un coworking in particolare.

Quali sono i pro?

I pro, dal tuo punto di vista, sono molteplici: prima di tutto l’orario di lavoro che, per lavori in cui è necessario il contatto telefonico con il cliente (reception telefoniche, assistenza clienti) puoi garantire lo stesso servizio che potresti garantire normalmente.

Inoltre, potendo controllare il luogo di lavoro, potrai anche fornire al tuo collaboratore tutti i mezzi aziendali che gli servono creando, di fatto, un suo “studio personale”.

Entrando nel mio campo di competenza, ossia l’IT aziendale, i vantaggi sono tutti legati alla sicurezza e alla qualità della connessione. La questione sicurezza si può facilmente risolvere gestendo la postazione come se fosse interna all’azienda e dotando il pc di tutto quello che serve e che utilizzerebbe all’interno della sede fisica. La connessione alla rete interna aziendale (Intranet) è ugualmente semplice da impostare: un check al momento dell’installazione da parte del computer e… Il gioco è fatto!

La creazione di una connessione efficace è ugualmente importante: se il collaboratore dovesse lavorare in una zona con una rete wi-fi scandalosa… andrebbe sistemato qualcosa, altrimenti i vantaggi e la maggiore produttività si perderebbero immediatamente e ci lascerebbe spazio solo alla frustrazione.

Quali sono i contro?

I contro sono diversi, ma sono facilmente risolvibili:

  • Il computer che accede, tramite una rete non interna all’edificio, a dati sensibili è sicuramente una criticità maggiore, che va monitorata e che va gestita in modo differente;
  • La connessione Wi-fi potrebbe essere un disastro: valuta se è necessario fare qualche lavoro o adattamento alla linea telefonica;
  • L’investimento iniziale: a meno che tu non sia un tecnico avrai bisogno di un appoggio esterno per impostare e organizzare la sede da remoto del tuo collaboratore;
  • Il dipendente, se può lavorare sia da casa che in ufficio (quindi il telelavoro è parzial) ha bisogno di due postazioni fisse.

b. Lo Smart Working + pro e contro

Lo smart working è il passo successivo del lavoro a distanza ed è, a tutti gli effetti, molto più moderno (sia come approccio che come organizzazione).

Le differenze sono molteplici (ed ecco perché te ne ho parlato in due separate sezioni dell’articolo): ma tutte sono collegate allo stesso focus che si potrebbe così riassumere:

+ libertà alla persona; + felicità; + produttività; – costi & guadagno per tutti

Mi spiego nuovamente: lo smart working dà la libertà massima al dipendente, che può lavorare quando/come/dove vuole: l’importante è che porti i risultati accordati e stabiliti con l’azienda.

Il tuo collaboratore in smart working è consapevole che raggiungere gli obiettivi è la priorità fondamentale e, siccome non ha vincoli di orari (le solite 8 ore) darà il massimo per raggiungere i suoi obiettivi nel modo più efficace ed efficiente possibile per avere il resto della giornata libera.

Quali sono i pro

I pro li ho già anticipati nel punto precedente: Se lo stipendio di un dipendente è legato alle sue prestazioni, vorrà raggiungere l’obiettivo il prima possibile e farlo nel modo migliore.

Per te imprenditore significa da una parte un bel risparmio di ore (come costo e come attesa del cliente) e dall’altra la consapevolezza che il tuo prodotto/servizio potrebbe addirittura migliorare, per la gioia dei tuoi clienti!

A livello di IT, inoltre, siccome lo smart worker non ha regole fisse è molto meno costoso: nella maggior parte dei casi è sufficiente un portatile ed una connessione ad internet e qualche applicazione gratuita per organizzare il lavoro.

Quali sono i contro

I contro sono principalmente due.

Il primo è di tipo organizzativo e riguarda la persona che lavorerà all’esterno dell’azienda: è davvero contenta di questa situazione? È un benefit che la rende felice? Oppure preferisce il tradizionale lavoro di ufficio?

Meglio farsi una domanda in più quando si sta ancora impostando il lavoro da remoto piuttosto che dover cancellare tutto il programma. Ma questo riguarda TE e la PERSONA!

L’IT, nello smart working, gioca un ruolo fondamentale nell’ambito sicurezza: ogni computer e ogni accesso è una potenziale minaccia, perciò va monitorato e analizzata la sicurezza dell’azienda: su questo argomento c’è un’intera categoria sul blog, te la linko qui.

2. Come implementare il lavoro a distanza nella tua azienda

Bene, eccoci all’aspetto pratico su come implementare il lavoro a distanza nella tua azienda!

a. L’organizzazione del lavoro

Prima ti dicevo che il primo punto da cui partire è capire quale dipendente, all’interno della tua azienda, beneficerebbe di più del lavoro a distanza: potrebbe essere il collaboratore che abita più lontano oppure con dei figli.

Ma su questo punto non posso aiutarti più di tanto, sono un consulente IT! Perciò, quando avrai la figura adatta per il lavoro da remoto… passa al prossimo punto!

b. La sicurezza

Qui non transigo. Non scherziamo. Ho scritto articoli su articoli su virus, hacker e chi più ne ha più ne metta.

Bisogna fare le cose per bene e questo argomento non fa eccezione.

Gli standard di sicurezza devono essere gli stessi sia per chi lavora all’interno sia per chi è all’esterno.

Ti faccio una lista delle cose da controllare (che puoi stamparti utilizzare in futuro):

Ogni punto contiene un link all’articolo specifico, che puoi recuperarti direttamente dal mio blog e arrivare ad uno studio completo della tua IT aziendale!

c. La strumentazione

A questo punto è il momento di capire cosa potrebbe servire alla persona: è sufficiente un computer portatile (che può utilizzare anche nei giorni in ufficio) oppure ha bisogno di un pc molto performante (e per forza fisso)?

Deve stampare molto oppure può fare un unico “carico” quando si trova in ufficio?

Deve accedere costantemente al cloud aziendale oppure il suo compito è gestire il post vendita dei clienti?

Queste sono le domande principali che devi porti quando devi costruire il secondo ufficio del tuo collaboratore: tutto quello che essere ci deve essere, altrimenti non riuscirà a lavorare al meglio e tutto questo sarà fatica sprecata.

Come dico spesso, meglio un minuto in più mentre si progetta che ore perse successivamente!

d. Analizzare i risultati e sperimenta

Ogni tanto dovrai controllare che tutto sia a posto: altrimenti non potrai mai sapere se il lavoro da remoto dei tuoi collaboratori stia funzionando o meno.

Perciò l’unica soluzione è provare –> analizzare i risultati –> capire se arrivano risultati positivi –> provare e riprovare.

3. Cosa dice la Legge italiana?

Bene, ora che abbiamo parlato di TUTTO quello che ti serve sapere sul lavoro a distanza per le PMI, potresti chiedermi:

“Ma Marco, cosa dice la Legge? È legale tutto questo? Come va modificato il contratto del mio collaboratore?”

Purtroppo, su questo punto, non posso aiutarti molto… Ma so chi può farlo per me!

Ti lascio qui, un link, che ti rimanderà direttamente al sito governativo italiano. Lì troverai tutto quello che ti serve!

Eccolo qui –> La legislazione italiana sul lavoro a distanza

4. Conclusione

E con l’ultimo link utile… sei arrivato alla fine di quest’articolo. Oggi abbiamo visto:

  • Cos’è il telelavoro (+ pro e contro);
  • Cos’è lo smart working (+ pro e contro);
  • Qualche consiglio per implementare l’uno e l’altro nella tua azienda;
  • Cosa dice la Legge sull’argomento.

Direi che ti ho spiegato tutto quello che c’era da sapere sull’argomento.

Perciò, ora non ti resta che capire se il lavoro a distanza può essere un punto di svolta positivo per la tua azienda e nel caso… Implementalo!

ps. ti ricordo che per altri articoli come questo puoi visitare il blog di Grandalab, a distanza di un clic –> accedi al blog GrandaLab

Altrimenti, se ti dovesse servire una consulenza personalizzata sulla tua azienda, ti basta semplicemente cliccare sul bottone qui sotto!

Alla prossima,

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